1. OBJE​​TO

Establecer lineamientos que sirvan para orientar la interacción y el fortalecimiento de las relaciones  con las comunidades y con los diferentes actores sociales que inciden en el desarrollo de los territorios en el área de influencia de Promigas y  de sus empresas  vinculadas, para aportar al mejoramiento de la calidad de vida en las regiones donde se desarrollan las operaciones.

2. ALCANCE

El contenido de este Manual aplica a todas las actividades desarrolladas por el personal, contratistas y proveedores de Promigas y de las empresas vinculadas, que implican una interacción con el grupo de interés comunidades y sus actores sociales.

3. CONDICIONES GENERALES ​

El presente Manual se rige por la Política Social Corporativa de Promigas y sus empresas relacionadas, y  los principios que en ella se exponen con respecto al relacionamiento con las partes interesadas, y constituye un marco de actuación para los funcionarios y contratistas de la empresa que tienen interacciones con las comunidades del área de influencia, con el objetivo de fortalecer las relaciones empresa – comunidad.​

4. INTERACCION CON COMUNIDADES

4.1 IDENTIFICACION DE PARTES INTERESADAS, ACTORES SOCIALES Y SU ROL EN LAS INTERACCIONES CON LAS EMPRESAS

A continuación se presentan algunos lineamientos generales para llevar a cabo un relacionamiento asertivo con las comunidades.

4.2 LINEAMIENTOS PARA EL RELACIONAMIENTO CON LAS COMUNIDADES ​

4.2.1 DIÁLOGO CON LAS COMUNIDADES Y SOCIALIZACIÓN DE ACTIVIDADES/PROYECTOS

​​​​Para lograr efectividad en el relacionamiento con las comunidades se debe tener en cuenta:​

• Identificación de los líderes comunitarios con quienes debe establecerse contacto
• Presentación de la empresa
• Presentación de los proyectos o actividades de mantenimiento a desarrollar, los posibles impactos sociales y ambientales del trabajo las medidas de mitigación a implementar.
• Diálogo abierto sobre las percepciones y expectativas de las partes
• Información sobre los canales establecidos para recepción de PQRS y para mantener una comunicación fluida con la empresa, con los contratistas.
• Formación a todos los empleados y contratistas que desarrollen actividades de interacción con las comunidades en los estándares de manejo ambiental y comunitario, la declaración de Derechos Humanos de Promigas, antes de iniciar las actividades y después, de manera periódica.
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  4.2.2  Contratación de Mano de Obra y Bienes y Servicios Locales
  

• Definir, de acuerdo con las actividades a desarrollar, la cantidad de mano de obra que se va a requerir por parte de la comunidad y los tiempos de duración de los trabajos a contratar
• Precisar e informar cuáles serán los bienes y servicios que se podrán contratar con las comunidades
• En donde exista Sistema Público de Empleo, se deberá contratar a través de este
• Establecer acuerdos entre el contratista y las comunidades aclarando el alcance y duración de las contrataciones.

4.2.3 Prevención de daños y afectaciones producidas por las actividades o proyectos

• Identificar aspectos e impactos ambientales previstos para las actividades que se van a desarrollar
• Implementar estándares de prevención y de control operacional para los aspectos e impactos ambientales, las medidas del Plan de Manejo Ambiental definidos para el proyecto o actividad y los estándares de gestión ambiental y manejo comunitario de la empresa
• Verificar y hacer seguimiento a la implementación de estos estándares
• Realizar actas de vecindad previa y posterior a las actividades de construcción y mantenimiento.

4.2.4 Mecanismos de comunicación y reporte para las comunidades

Medios utilizados para la divulgación de información:

• Talleres y/o reuniones.
• Perifoneo.
• Contacto telefónico.
• Comunicación escrita, entregada a la mano del destinatario o su representante en la entidad.
• Folletos o volantes con información de los proyectos.
• Carteleras informativas en las comunidades
• Comunicados de prensa emitidos por la Gerencia de Comunicaciones Corporativas.
• Declaraciones entregadas por un vocero oficial asignado por la organización.

 Atención de PQRS

La empresa cuenta con un procedimiento de atención e PQRS Y cada proyecto debe tener un mecanismo formal de recepción y atención de PQR. Se debe mantener registro de la recepción y atención oportuna de las peticiones de la comunidad. Se debe tener en cuenta, y socializarle a la comunidad, que en caso de que se presente una violación a los Derechos Humanos de las personas, la empresa cuenta con un sistema de reporte compuesto por una línea telefónica gratuita 018000912577 y una página web www.reportesconfidencialespromigas.com, las cuales son administradas por una firma externa que asegura la confidencialidad. Así mismo con la dirección de correo electrónico pqrs@promigas.com

4.3 ESTRATEGIAS DE PREVENCION Y ATENCION DE CONFLICTOS

4.3.1 Estrategia del Buen Vecino

Es la estrategia para el relacionamiento con comunidades, enfocada a trabajadores directos e indirectos de las empresas y en general a todo el personal de las empresas contratistas que realizan actividades en campo, ya sean actividades de construcción, mantenimiento, estudios o programas sociales , a los contratistas de los proyectos sociales  y al personal de los contratistas marco y de negociación de tierras, quienes en el desarrollo de sus actividades tienen una interacción permanente con las comunidades y con los propietarios en las áreas de influencia de las empresas.

• Aprovechar las interacciones existentes entre funcionarios y contratistas, con las comunidades, para generar información de primera mano, relacionada con las comunidades y sus dinámicas en el territorio.
• Mantener informada a la empresa, por intermedio de los administradores de contratos y de los gerentes, sobre temas relevantes para la toma de decisiones de Gestión Social.
• Lograr resolver, sin generar expectativas, las dudas o inquietudes que puedan surgir en la comunidad con relación a los procesos que adelante la empresa en temas de mantenimiento y/o construcción, previa la aprobación de un guion por parte de la empresa.
• Conseguir un relacionamiento natural, en las labores del día a día y no de manera esporádica asociado a eventos especiales.
• Durante la interacción en el territorio y con los habitantes de las comunidades, se deben identificar situaciones que puedan convertirse en un detonante de conflicto de las relaciones entre la empresa y la comunidad, situaciones que afecten la integridad del gasoducto, que pongan en riesgo tanto a las comunidades ubicadas en la zona de influencia como a los empleados y contratistas de la Empresa. Lo anterior demuestra un interés puntual por fortalecer y generar nuevos lazos por parte de Promigas.

4.3.2 ¿Qué se debe tener en cuenta para la ​​Atención de Conflictos?

Tener en cuenta:

• La Legitimidad de los líderes que representan a la comunidad
• Verificar con los representantes de la comunidad la veracidad de lo manifestado en las comunicaciones verbales o escritas.
• Aclarar con los responsables de los proyectos y/o operaciones sobre  aspectos/impactos  sociales y ambientales reportados por las comunidades acerca de las actividades que se desa​rrollan, especialmente aquellas que generen mal información a las comunidades.
• Pactar acciones de remediación de posibles daños y cumplir con los compromisos establecidos.
• Elaborar actas con los compromisos establecidos en las diferentes reuniones.
• Entregar información oportuna a los públicos interesados acerca del avance en el cumplimiento de los acuerdos y compromisos o acerca de variaciones en las actividades socializadas inicialmente.

4.3.3 Atención de conflictos según el nivel de complejidad​

5. ORGANOS DE GOBIERNO EN LAS RELACIONES CON COMUNIDADES

5.1 EQUIPO DE RELACIONES CON LA COMUNIDAD

Grupo interdisciplinario, liderado por el Vicepresidente de Asuntos corporativos o quien haga sus veces en cada una de las empresas y conformado por representantes de las empresas incluidas en el alcance de este manual y según las fundaciones de cargos que deban interactuar o coordinar interacciones con las comunidades. ​

Las reuniones del equipo de relaciones con la comunidad se entienden como espacios de planeación, reflexión y aprendizaje, donde cada uno de los participantes aporta sus habilidades y competencias para lograr interacciones estratégicas con la comunidad, valorar los resultados de las interacciones, la construcción de acuerdos y la definición de las mejores prácticas sobre acciones de relacionamiento con comunidades. ​

5.2 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Los medios establecidos para comunicar los resultados de la gestión con comunidades y para mantener una comunicación efectiva entre los miembros del equipo son:

• Reuniones ordinarias cada tres meses, en las cuales el área encargada de la gestión social dentro de cada empresa, coordina la presentación de  los resultados de la gestión con comunidades en el periodo anterior, que incluye entre otros temas el comportamiento de PQR y las solicitudes atendidas o negadas.
  
• Reuniones programadas entre los encargados de gestión social de las empresas del corporativo con el fin de identificar buenas prácticas en el tema de relacionamiento con comunidades y de compartir lecciones aprendidas.
• Reuniones establecidas  para atención de casos especiales.

6. LINEAMIENTOS PARA INVERSION SOCIAL ​

La Inversión   social estratégica se refiere a aquella que se realiza en el marco de la gestión social de la empresa y que busca facilitar el acceso a los territorios y la licencia social que requiere la empresa para operar dentro de los mismos. Según los lineamientos de gestión social definidos en la política de Gestión Social.

Los programas de inversión social se llevan a cabo en comunidades priorizadas de acuerdo con los criterios, y se definen en dos asuntos materiales del enfoque estrategico: Desarrollo Local y Calidad de la Educación.

Consideramos como inversión social estratégica las donaciones, convenios institucionales e iniciativas de gestión social, que sirvan para apoyar a las comunidades del área de influencia directa, teniendo en cuenta la: i) la caracterización socioeconómica y ambiental de las comunidades, ii) los impactos de las actividades de la empresa, y iii) la visión de desarrollo de las propias comunidades.​

6.1 PRIORIZACION DE COMUNIDADES 

6.1.1 CRITERIOS PARA SU IDENTIFICACIÓN

Para definir las comunidades hacia las cuales se deben concentrar las acciones del plan de inversión anual, las empresas revisarán las poblaciones a la luz de  los siguientes criterios, con lo cual se calificará anualmente una matriz de comunidades prioritarias:

• Impactos reales o potenciales: Se consideran en este criterio, las comunidades influenciadas por las actividades rutinarias y no rutinarias desarrolladas por las empresas, relacionadas con la construcción de proyectos y con actividades tales como operación de estaciones, ampliación de redes y   mantenimiento de la infraestructura de las empresas.

• Factores étnicos o culturales: comunidades  étnicas, afro o raizales asentadas sobre el área de influencia de las empresas.

• Antecedentes: Se relaciona con las comunidades que históricamente se hayan visto afectadas por situaciones relacionadas con la construcción de proyectos, la operación del gasoducto, negociaciones de servidumbre o que de manera recurrente presenten solicitudes, peticiones o quejas a la empresa.

• Calificación de las variables. Para determinar las comunidades que serán prioritarias en los programas de Promigas y la gestión social que realiza la Fundación Promigas, se establece una valoración de las variables de acuerdo con una escala de 1 a 4 puntos, es decir, Bajo (1), Medio (2), Alto (3) y muy alto(4).

De acuerdo con los resultados, se establecen los siguientes rangos para la intervención:​

• De 1 a 6  puntos, comunidades con un nivel bajo o nulo de intervención.
• De 7 a 12 puntos, comunidades con un nivel medio de intervención.
• De 13 a 18 puntos, comunidades con un nivel alto de intervención.
• De 19 a 24 puntos, comunidades prioritarias con un nivel muy alto de intervención.
  
  Además, la valoración de las variables de manera independiente, muestra los aspectos específicos en los que hay que trabajar en las comunidades y que requieren de asignación de recursos.
  
  Los resultados en los rangos para la intervención se actualizan anualmente y pueden variar de acuerdo con las intervenciones hechas o los cambios sociales, económicos y ambientales que se den en el territorio.
  
  Este esquema de valoración provee lineamientos para la priorización de las acciones orientadas a la inversión social en comunidades, mas no limita la realización de programas definidos por el plan operacional de cada dependencia o de la Fundación Promigas. En todos los casos, para la aprobación de las inversiones sociales se seguirá el procedimiento que aplique dentro de las políticas de compra de cada empresa.
   

6.2 PLAN DE INVERSION SOCIAL ESTRATEGICO

6.2.1 Direccionamiento de Recursos

Los recursos destinados para la gestión social, deben encaminarse a atender el Plan Anual de Inversión Social Estratégico que debe elaborar y someter a aprobación el área encargada de la gestión social en cada empresa.

El Equipo de Relaciones con la Comunidad será la instancia que validará que las inversiones sociales se hagan de acuerdo con lo establecido en este manual y la Política Social Corporativa, apoyando a las comunidades  en sus procesos de desarrollo, aprovechando las oportunidades ofrecidas por la empresa.

Las inversiones que se realicen y que sean priorizadas por este plan estratégico, son adicionales a las inversiones obligatorias a las que se comprometa la empresa con las comunidades locales como resultado a la necesidad de compensar por impactos ambientales y sociales causados por un proyecto en particular.

Consideramos como inversión social estratégica las donaciones, convenios institucionales e iniciativas  de gestión social, que sirvan para apoyar a las comunidades del área de influencia directa.

6.2.2 Protocolo para la entrega de donaciones a las comunidades.​

Promigas y sus empresas, para la entrega de donaciones a las comunidades, se rige por la Norma para el Cumplimiento de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero –FCPA GNA-754[1], la cual enuncia en el punto 5.1.2.6 el procedimiento a seguir. ​

El donatar​io, en caso de ser una persona natural, debe diligenciar antes el formato Solicitud de Evaluación de Donación - F9-M-AR-AFAC-01 y firmar un Acta de entrega una vez reciba los materiales FA-1647.

Todos los documentos generados, deben quedar almacenados en el Centro de Administración de Documentos – CAD de cada una de las empresas, asegurando la trazabilidad de las acciones adelantadas.

6.2.3 Sobre compensaciones ambientales  

Las empresas deben evaluar los impactos económicos, sociales y ambientales de todas las obras o actividades, y concertar y compensar las afectaciones a que haya lugar. Este proceso no hace parte del alcance de actuación del Equipo de Relaciones con la Comunidad; sin embargo, la información que se derive de estos es fundamental para generar lecciones aprendidas en el desarrollo de las relaciones con las comunidades.​​​​

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